Sur un chantier où interviennent plusieurs corps d'état, certaines dépenses ne sont imputables à personne en particulier : l'eau et l'électricité de chantier, la base vie, le nettoyage des parties communes, le gardiennage, la benne à déchets banals. C'est le compte prorata qui les répartit. Mal géré, il devient une source de litiges de fin de chantier et de créances irrécouvrables ; mal comptabilisé, il fausse vos marges par opération. Voici comment le traiter proprement.
Le principe : une caisse commune gérée par un des lots
Le compte prorata est une convention entre les entreprises du chantier — ce n'est pas un contrat avec le maître d'ouvrage. En marchés privés, la norme NF P 03-001 (quand le CCAP s'y réfère) en fixe le cadre habituel : un gestionnaire du compte, le plus souvent le lot gros œuvre ou le lot principal, avance ou centralise les dépenses communes, puis les refacture aux autres entreprises selon une clé de répartition, généralement au prorata du montant des marchés de chacun.
Deux points à verrouiller dès la signature du marché : l'existence d'une convention de compte prorata écrite (qui gère, quelles dépenses sont admises, quelle clé, quel comité de contrôle) et le taux prévisionnel retenu — souvent 1 à 2 % du montant du marché. Si vous chiffrez un devis sans provisionner le prorata, ces points de marge disparaîtront en fin de chantier.
TVA : une refacturation avec TVA à 20 %, pas de l'autoliquidation
La refacturation des dépenses communes par le gestionnaire n'est pas une prestation de sous-traitance : elle n'entre pas dans le champ de l'autoliquidation de TVA du BTP. Le gestionnaire facture chaque entreprise avec TVA au taux normal, et chacun déduit cette TVA dans les conditions habituelles.
Exigez de vraies factures du gestionnaire, avec le détail des dépenses réparties. Un simple « appel de fonds prorata » sans facture ne vous permet pas de déduire la TVA — et ne passera pas un contrôle.
Comptabilisation : chez le gestionnaire et chez les autres
Chez l'entreprise non gestionnaire, c'est simple : la quote-part reçue est une charge de chantier (compte 604/628 selon votre plan analytique), à imputer sur l'opération concernée. L'enjeu est analytique : si le prorata part dans les frais généraux, vos marges par chantier sont surévaluées.
Chez le gestionnaire, la rigueur s'impose : les dépenses communes avancées transitent idéalement par un compte de tiers dédié au chantier, et les refacturations viennent le solder. Ce qui reste à la charge du gestionnaire après répartition est sa propre quote-part. Tenir le prorata en produits/charges mélangés au reste de l'activité rend le compte incontrôlable — et c'est le gestionnaire qui porte le risque d'impayés des autres lots.
Les pièges de fin de chantier
Trois situations reviennent systématiquement. Une entreprise défaillante en cours de chantier : sa quote-part est répartie entre les autres, d'où l'intérêt d'un suivi trimestriel plutôt qu'un solde unique à la réception. Des dépenses contestées (le nettoyage des salissures d'un lot identifié n'a rien à faire au prorata : c'est imputable au lot fautif). Et le recouvrement : la créance de prorata est une créance entre entreprises, sans les protections du marché principal — elle ne bénéficie ni du paiement direct ni de la caution du maître d'ouvrage. Provisionnez-la dès qu'un confrère montre des signes de fragilité, comme vous le feriez pour une retenue de garantie douteuse.
En pratique
Si vous êtes gestionnaire du compte, faites valider la convention avant le premier euro dépensé et éditez des situations de prorata régulières. Si vous êtes contributeur, provisionnez 1 à 2 % dans vos devis et contrôlez les décomptes reçus. Dans les deux cas, l'imputation analytique par chantier est ce qui vous permet de connaître vos vraies marges — c'est le cœur de notre accompagnement des entreprises du BTP, avec la tenue comptable adaptée au secteur. Un doute sur un décompte de prorata qu'on vous réclame ? Envoyez-le-nous.
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